Obszar badań doczekał się własnego rozdziału Białej Księgi, który zbiera i opisuje dobre praktyki i najlepsze standardy. Publikacja jest efektem organizowanego przez SAR i PSML Dialogu Branżowego, w którym uczestniczyli Klienci i Agencje. Zamiarem autorów jest wsparcie codziennej współpracy Klientów i Agencji, poprawa przejrzystości, efektywności i ograniczenie kosztów przetargów.
- źródła wiedzy o rynku,
- wytyczne jak przeprowadzić przetarg na badania w jednym z trzech rekomendowanych modeli,
- wskazówki dotyczące optymalnego czasu w przetargach,
- rekomendacje dla efektywnej komunikacji w przetargach uwzględniającej jawność uczestników postępowań, równy dostęp do informacji oraz zasady Briefingów, Debriefingów i udzielania informacji zwrotnych,
- przykładowe kryteria ocen w trzech modelach przetargów,
- wskazówki dotyczące terminów płatności, kosztu pieniądza w czasie, zaliczek i etapowania płatności,
- rekomendacje dotyczące ochrony własności intelektualnej i praw autorskich w przetargu,
- wzory dokumentów: dwustronnej umowy o zachowaniu poufności (NDA), Zapytania o Informację (RFI Request For Information), Briefów w trzech modelach przetargu, przykładowego kosztorysu i cennika.
Oddajemy rekomendacje i narzędzia, które odzwierciedlają unikalne ustalenia z wielu dyskusji i spotkań Klientów i Agencji. Są to wytyczne szeroko konsultowane z rynkiem – w pierwszym spotkaniu 18. września 2018 r. uczestniczyło czterdzieści osób ze strony Działów Badań, Zakupów i Agencji. Następnie powołaliśmy grupę roboczą, w skład której weszło pięciu przedstawicieli Agencji Badawczych zrzeszonych w OFBOR, pięciu przedstawicieli Działów Zakupów i pięciu przedstawicieli Działów Badań. W sumie odbyliśmy sześć spotkań a pomiędzy nimi w mini grupach pracowaliśmy nad dokumentami i zagadnieniami, które finalnie dyskutowaliśmy i zatwierdzaliśmy na spotkaniach
mówi Alina Lempa, Prezes Zarządu Agencji IQS i członek Zarządu OFBOR, liderka grupy Badania ze strony Agencji.
Dla części rynku pewnie będzie to potwierdzenie zasadności stosowanych obecnie praktyk, ale wielu uczestnikom standardy te pomogą uzyskać lepsze rezultaty w badaniach - tak jakościowe, jak i kosztowe. Mamy przekonanie, że przekazujemy zebraną w jednym miejscu wiedzę i narzędzia, które poprawiają efektywność procesów zakupowych, ich szybkość, transparentność i koszty, nie osłabiając przy tym koncentracji na jakości kupowanych usług.
komentuje Tomasz Jędrkiewicz, Market Research Expert w T-Mobile, lider grupy Badania ze strony Działów Badań.
Polski rynek potrzebował właśnie takiego manuala, który dziś staje się ogólnodostępnym narzędziem. OFBOR planuje warsztaty edukacyjne i dalsze spotkania z udziałem ekspertów Dialogu, których celem będzie upowszechnianie opracowanych materiałów. Niezależnie, materiały są już dostępne i mogą zasilać procedury biznesowe oraz codzienne działania Działów Zakupów, Badań i Agencji Badawczych – wszystkich, dla których istotna jest ciągła poprawa finalnej efektywności realizowanych badań. Mamy realną szansę, by przetargi na badania odbywały się w transparentnym i efektywnym trybie, którego beneficjentami są obie strony.
dodaje Katarzyna Fiedoruk, Starszy Specjalista ds. Zakupów Grupy Żywiec, liderka grupy Badania ze strony Działów Zakupów.
